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Amministratore Paese (Mozambico)


offerta di lavoro

Retribuzione e livello di inquadramento: tra € 2.200 e € 2.800 (lordo) da definire in base all’esperienza lavorativa e alle qualifiche possedute
Durata: 1 anno 
Inizio collaborazione: indicativamente gennaio 2022
Sede di lavoro: Pemba (Cabo Delgado, Mozambico) con missioni a Ibo 

Obiettivo della posizione:
Garantire la correttezza dell’amministrazione della sede estera includendo la supervisione della gestione delle risorse umane e della logistica. Rendere esecutive le strategie economiche di IO in Mozambico. 

Mansioni:
•    Gestisce le attività amministrative della sede di IO in Mozambico;
•    Assicura l’uniformità delle procedure amministrative nel rispetto delle esigenze dei donatori e dell’organizzazione, supervisionando la regolare rendicontazione dei progetti e assicurando la corretta tenuta delle scritture contabili dell’associazione;
•    Si occupa della pianificazione, supervisione e reportistica periodica di tutte le funzioni amministrative relative a progetti e programmi: contabilità, controllo del budget, procurement, rapporti finanziari e monitoraggio;
•    Supporta il Coordinatore Paese nella gestione del personale locale e espatriato afferente alla sede estera; 
•    In collaborazione con il Coordinatore Paese, cura i rapporti formali con le autorità locali, donatori istituzionali e agenzie internazionali;  
•    In collaborazione con il Coordinatore Paese in sede, il Direttore Generale e l’RCI opera nel consolidare la presenza di Oikos nel Paese definendo le strategie e individuando nuove potenzialità, inclusa la ricerca di fondi in loco ed altre opportunità di finanziamento; 
•    Gestisce i processi amministrativi e finanziari con una costante supervisione e monitoraggio della contabilità e rendicontazione progetti;  
•    Assicura l’attuazione delle direttive e dei piani nei termini previsti, mediante la gestione efficiente ed efficace delle risorse a disposizione.
•    Contribuisce a monitorare il livello di sicurezza e supporta il Coordinatore Paese nella elaborazione di proposte procedurali.

Attività:
•    Supportare i Project Manager nella gestione del budget dei progetti, assicurando che le risorse finanziarie disponibili per i progetti siano spese seguendo le procedure del donatore e secondo i budget del progetto.
•    Gestire il sistema di contabilità interna garantendo la corretta ripartizione dei costi, in base al budget del progetto
•    Collaborare con il Project Manager per la pianificazione e la gestione dei costi di gestione mensili (stazionari, affitto uffici, servizi pubblici, manutenzione, carburante) al fine di garantire la sostenibilità finanziaria dell'ufficio locale
•    Conservare una documentazione corretta e completa della documentazione amministrativa (compresa la scansione e l'archiviazione della documentazione amministrativa), registrata in conformità con le normative e le procedure amministrative dei principali donatori e secondo le procedure interne di Oikos.
•    Garantire una corretta gestione di fondi e conti bancari, inviando alla sede di Milano le chiusure mensili e periodiche riconciliazioni e collaborando con i PM per richiedere il trasferimento di fondi dai quartier generali di Oikos a Oikos Mozambico.
•    Assicurare la spedizione periodica della documentazione di progetto al quartier generale di Oikos
•    Supportare i PM e la Coordinatrice Mozambico in Italia nella preparazione di specifici accordi di collaborazione (MoU) con partner locali.
•    Contribuire alla gestione delle Risorse umane.
•    Garantire una corretta gestione e supervisione del personale locale assunto di Pemba e altri uffici dislocati, nelle seguenti fasi: negoziazione, efficienza e valutazione della produttività, risoluzione dei contratti;
•    Aggiornare e applicare le tabelle di scala salariale di Oikos Mozambico; fornire tutte le informazioni legali e amministrative durante le fasi di: negoziazione, definizione del livello salariale, valutazione dell'efficienza e della produttività, risoluzione dei contratti, benefici aggiuntivi.
•    Garantire l’adempimento agli oneri fiscali e il rispetto delle normative vigenti dei contratti locali.
•    Collaborare con il Country Coordinator e i coordinatori degli uffici dislocati (ovvero Ibo), per aggiornare e applicare le procedure interne di Istituto Oikos Mozambico, e quindi garantirne l'attuazione;
•    Supportare le attività dell'ufficio logistico nel rispetto delle normative di Oikos e dei principali donatori, compresa la garanzia della corretta gestione del magazzino e dello stock di materiali e attrezzature e la preparazione, l'aggiornamento e la gestione degli inventari;
•    Preparare contratti / gare d'appalto per fornitori locali;
•    Gestire gli aspetti amministrativi/contabili/burocratici delle imprese locali;
•    Collaborare con il Coordinatore Paese in sede e il CC nell'elaborazione di documenti e accordi relativi alle imprese locali.


Requisiti richiesti:
•    Istruzione nel settore dell’economia, scienze politiche, finanza, contabilità o amministrazione;
•    Esperienza lavorativa di almeno tre anni in un settore simile nei paesi in via di sviluppo;
•    Conoscenza delle procedure di rendicontazione dei principali donatori istituzionali;
•    Conoscenza delle procedure di appalto richieste dai principali donatori istituzionali;
•    Attenzione ai dettagli, capacità di seguire le procedure e rispettare le scadenze; 
•    Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel;
•    Buone capacità interpersonali e lavoro di squadra;
•    Buona conoscenza della lingua inglese;
•    Buon livello di autonomia organizzativa e di capacità della gestione delle risorse; 
•    Capacità direttive.

Costituiranno titolo preferenziale:
•    Esperienza di gestione di progetti di emergenza, prevalentemente WASH e Shelter.
•    Esperienza specifica in Mozambico 
•    Conoscenza della lingua Portoghese


Per candidarsi occorre inviare il proprio CV, comprensivo dei dati di 2 persone per referenze professionali, e lettera di motivazione (1 pagina massimo) con autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del G.D.P.R. (General Data Protection Regulation Regolamento UE 2016/679 D.Lgs 196/2003) a selezione@istituto-oikos.org
Scadenza: 21 novembre 2021
Indicare nell’oggetto: CA/MZ/21

NOTA: Verranno contattati solamente i candidati selezionati per un primo colloquio conoscitivo e successivamente verranno aggiornati sullo stato della selezione.

Istituto Oikos si riserva il diritto di non assumere o assumere un richiedente se il processo di reclutamento o il controllo dei precedenti rivela che il richiedente è stato precedentemente segnalato per un incidente SEA o non è adatto a lavorare con i beneficiari. Istituto Oikos non assumerà né impiegherà nessuno con una precedente condanna per SEA o reato correlato.

La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. 903/77).

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